Учет подотчетных лиц в бухучете: счета, документы
Сегодня мы поговорим о работниках предприятия, которые представляют интересы фирмы вне ее пределов. Таких людей называют подотчетными лицами. А что могут делать подотчетные лица вне пределов фирмы мы сейчас узнаем.
Подотчетные лица - минимум Теории
Я как-то приводил пример о том, как мама дает ребенку деньги и просит сходить в магазин за продуктами для приготовления, например, борща. Совершив покупку и рассчитавшись в магазине, ребенок возвращается домой и отдает маме покупки, чек и сдачу.
Также, как ребенок, действует и подотчетное лицо на предприятиях. Еще раз, что может подотчетное лицо, в двух словах:
- получить деньги в кассе на покупку и оплату ТМЦ, оплату услуг и работ
- обязательно отчитаться о потраченных суммах, заполнив печатный бланк «Авансового отчета» и приложив к нему оправдательные документы.
Подотчетное лицо может быть отправлено в командировку. В этом случае за все передвижения и жилье, где он мог остановиться, тоже нужно предоставить оправдательные документы.
Стоит помнить, что использовать полученные деньги нужно только по назначению, только на необходимое для деятельности предприятия. Например, если в командировке сходили развлечься в ночной бар: заплатили за вход, еду и напитки, взяли чек – пожалуй, это будет за ваш счет. Такие оправдательные документы не примет предприятие.
Оправдательные документы – это первичные документы поставщиков, которые они выдают подотчетному лицу при совершении хозяйственной операции купли/продажи. Все мы видим и знаем эти первичные документы: нам их выдают в розничных магазинах, салонах, в фирмах, оказывающих услуги.
Например, это кассовые чеки, товарные чеки, счета на оплату и накладные к ним или акты выполненных работ, оказанных услуг. Общий смысл в том, чтобы в этих документах была полная расшифровка, что куплено по какой цене, общая сумма, когда, у кого. Желательно, чтобы на этих документах была проставлена печать поставщика.
Да, чуть не забыл – счет учета работы с подотчетными лицами – 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Первичные документы для по учету подотчетных лиц
Первичные документы для учета подотчетных лиц в бухучете – это документы кассы, потому как из кассы выдаются деньги и принимаются неиспользованные деньги. Помните, как называются документы кассы?
Расходный кассовый ордер (РКО) – для выдачи денег из кассы
Приходный кассовый ордер (ПКО) – приход денег в кассу
А вот документом, предназначенным для работы с подотчетным лицом будет – «Авансовый отчет». В этот документ бухгалтер разносит "все траты денег" подотчетным лицом, указывая, на что они были израсходованы. Заполняя документ "Аваносвый отчет", бухгалтер использует заполненный подотчетником от руки одноименный печатный бланк. Обязательно к своему заполненному бланку подотчетник прикладывает оправдательные документы.
Посмотрите на примеры первичных документов.
С какими участками, бух счетами взаимодействует
Давайте попробуем предположить с какими участками бухучета (бух счетами) взаимодействует 71 счет.
Предлагаю несколько подсказок:
- уверен, вы что-то конспектировали по изучаемым материалам, где-то там встречался 71 счет
- Вы, изучая статьи, что-то запомнили. Есть ли среди этого 71 счет?
- подотчетное лицо покупает/оплачивает ТМЦ, оплачивает услуги и работы
- подотчетное лицо может израсходовать не все деньги, а может и больше, вложив свои
Пробуйте. Смелее. Вы много уже знаете. Выпишите бух счета, с которыми вы считаете может взаимодействовать подотчетное лицо (71 счет)
50 – получил и вернул деньги
20, 23, 25, 26, 44, 91.2 – купил оказанные нам услуги и работы
10, 41 – купил ТМЦ
60 – оплатил поставщику за «что-то» купленное. «Что-то» – это ТМЦ, услуги, работы
Как выглядит в плане счетов
Настало время посмотреть в план счетов на 71 счет "Расчеты с подотчетными лицами" и его характеристики. Давайте это сейчас сделаем. А вот, что мы можем рассказать о нем, по примеру из предыдущих статей, сделайте сами, написав об этом в тетради, блокноте. Особенно отметьте, что означает на Баланс АП у счета.
Счет аналитический, поскольку есть субсчета и субконто «Работники/сотрудники». Субсчета детализируют общую информацию о подотчетных лицах. Субконто же потребует в проводках указать конкретного сотрудника/работника. Благодаря субконто мы в отчетах можем просматривать ситуацию по конкретным подотчетным лицам.
Счет 71 является «Активно-Пассивным». Это означает, что остаток может быть либо в Дебете, либо в Кредите, либо вообще 0. Дебетовый остаток попадет в таблицу Актив баланса. Кредитовый остаток на 71 счете пойдет в таблицу Пассив в балансе.
Пока остаток дебетовый на 71 счете – это деньги все еще принадлежащие организации. Как только остаток кредитовый (работник заплатил из своих денег) – это уже долг фирмы перед работником.
Дополнительно
В заключении статьи отмечу о встречающихся ситуациях, когда подотчетные лица в бухучете отчитываются на меньшую сумму денег чем взяли, а остаток не возвращают. В таком случае в бухучете эту разницу переводят им в долг и забирают из заработной платы.