Бухгалтерский учет работы с покупателями - основы, счета, документы
Сейчас настало время поговорить о покупателях. О тех организациях, без которых наша фирма ТОЖЕ не смогла бы не только работать, но и зарабатывать, развиваться. Для бухгалтерского учета расчетов покупателей в бухучете имеется целый участок.
Основы бухучета расчетов с покупателями
Если говорить о сути участка работы с покупателями, то сказать можно немного. Всего два слова – продаем и получаем оплату. Если немножко, совсем чуть-чуть расширить эти два слова, то я бы добавил еще – как именно мы продаем?
Продаем в розницу для конечного потребителя и за наличные деньги. А может продаем организациям за безналичный расчет? Или все же в розницу, но покупатель оплачивает пластиковой картой – это ведь тоже безналичный расчет. А платит ли наша фирма НДС. Да и вообще, на какой системе налогообложения находится наша фирма?
Вот так и обстоят дела. Стоит только подумать о продажах, как сразу возникает уйма дополнительных вопросов. К сожалению их не избежать. А все потому, что продажа – это возможность получать прибыль. А с нее надобно платить налоги. И вот тут на первый план выходит Налоговый кодекс со всеми своими правилами, ограничениями, системами налогообложения.
В бухучете используется два основных бухгалтерских счета для работы с покупателями, а именно:
- 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
- 76.6 «Расчеты с прочими покупателями и заказчиками»
Когда мы работаем с покупателями, на этих счетах фиксируются возникающие перед нашей фирмой долги покупателей. Долги за то, что мы продаем им какие-то ТМЦ (товары, продукция, реже материалы и основные средства) или оказываем им услуги, выполняем работы.
Первичные документы для учета взаиморасчетов с покупателем
Участок взаиморасчетов с покупателями и заказчиками работает в двух направлениях: мы что-то продаем покупателям, мы получаем оплату от них. Для каждого направления у нас свои первичные документы.
1.Первичные документы нашей фирмы для покупателя
Договор
Один из самых первых документов – это договор купли-продажи, который мы заключаем с покупателем. Однако он может и не быть, а мы все равно сотрудничаем. В практике я заметил, когда налоговая проверяет нашего покупателя и ему заостряет на этом внимание, тогда покупатель просит нас заключить договор с ним.
В любом случае, договор это страховка каждого, нас и покупателя, от всяких неприятных ситуаций. Например, мы что-то поставили покупателю или оказали услуги, а он «махнул на нас рукой, не заплатил и спасибо не сказал». Или же, покупатель дал нам аванс за будущие покупки, например, за товары, а мы ни слухом, ни духом. В общем, договор, это юридический документ, описывающий обязательства двух сторон и последствия за невыполнение.
Счет на оплату
Второй документ от нашей фирмы– это счет на оплату, где указывается, что конкретно мы предлагаем, сколько это стоит и наши банковские реквизиты. Этот документ не несет никакой юридической силы, а несет лишь справочную информацию. При этом, такой документ служит основой для оплаты. Т.е. покупатель оплачивает и в своих документах указывает, что оплачивает на основании счета: номер такой-то, от числа такого-то, от контрагента такого-то, на сумму такую-то, есть ли и сколько там НДС.
Есть и такая ситуация. Договор заключен на конкретную сделку. Тогда основанием оплаты служит сам договор: его номер, дата, сумма, НДС. Т.е. счета на оплату не надо, потому как в договоре все расписано.
Расходная накладная, или Акт на услугу, выполненную работу
Эти документы мы выдаем покупателю уже как результат сделки: ТМЦ отгрузили, услугу оказали, работы выполнили. Подпись и печать на этих документах со стороны покупателя подтверждает согласие и служит правом перехода собственности. И уже эти документы несут юридическую силу.
Счет-фактура выданная
Этот вид документа мы прикладываем к расходной накладной, акту услуги или выполненной работе. Делаем это в случае, если наша фирма платит Налог на Добавленную Стоимость (НДС). Счет-фактура выданная повторяет содержимое Счета на оплату, расходную накладную, акты. Но главная суть – показать, сколько в продаже содержится специальной суммы НДС (об НДС поговорим в других статьях).
2.Первичные документы от покупателя
Оплату от покупателя мы можем получить на свой расчетный счет, т.е. Безналом. Тогда наш банк выдаст нам Выписку.
Если мы получаем оплату от покупателя в кассу, т.е Налом, тогда сотрудник нашей фирмы берет доверенность на получение денег и идет к покупателю в кассу. Там получает деньги и приносит в кассу нашей фирмы. А может быть и так, что сотрудник покупателя принесет нам деньги в кассу, а мы ему выдадим квиток от документа Приходный кассовый ордер (ПКО).
Нужно сказать, что не все так просто, когда продаем способом, подразумевающим оплату по банку, а нам оплачивают наличкой. Все это завязано на системы налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД, патент), организационно-правовые формы (ООО или ИП). Поэтому здесь рассматривать нужно будет конкретней с разными сочетаниями видов деятельности, систем налогообложения, организационно-правовых форм. В общем, это удел других статей и занятий.
Примеры первичных документов для расчетов с покупателями
Взаимодействие с другими бухгалтерскими счетами
Сразу предлагаю выполнить самостоятельно задание. Из того, что вы прочитали сейчас, проработали предыдущие статьи, выпишите основные бухгалтерские счета, с которыми взаимодействует 62 счет. Сможете по памяти – здорово. Если еще нет – открывайте план счетов и пробуйте выбрать.
Выручка от продаж – 90.1, 91.1
Себестоимость проданных ТМЦ – 90.2. 91.2
Расчетный счет (банк) - 51
Касса – 50
Взаимозачеты между поставщиками – 60
Взаимозачеты между поставщиками – 62
Учет НДС (проданного) – 90.3
Как выглядит в плане счетов бухгалтерского учета
Теперь настало время заглянуть в план счетов и посмотреть на 62 счет, на его характеристики и подумать, что нам это дает.
Как видите бухгалтерский счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеет несколько субсчетов и субконто. Для нас сейчас интерес представляют счет 62.1 и 62.2. Почему?
Потому что эти два субсчета разделяют информацию на «Актив» и «Пассив», посмотрите на буквы А и П. Разделяется информация так, что долги покупателя обязательно должны быть на 62.1 счете. А вот если мы получили предоплату (аванс) – то должны уже указать 62.2.
Если же имеется долг покупателя, а он платим нам немного больше, то сначала закроем 62.1, а остаток пойдет на аванс, т.е. 62.2.
Теперь еще одно самостоятельное задание. Напишите, как будет называться задолженность на 62.1 и на 62.2 счетах.
Долг на 62.1 счете – это дебиторская задолженность
Долг на 62.2 счете – это кредиторская задолженность
Продолжим читать характеристики счета
- Остаток на 62.1 счете пойдет в Актив баланса
- Остаток на 62.2 счете пойдет в Кредит баланса
Субконто «Контрагенты» позволит в проводке выбрать конкретное название фирмы.
Субконто «Договоры» позволит в проводке выбрать конкретный договор контрагента, в рамках которого происходит хозяйственная операция.
Эти субсчета и субконто предсказывают нам, что в ОСВ по счету 62 мы увидим ситуацию по контрагентам и их договорам: кто, кому сколько должен, по какому договору. Чего мы не увидим, так это конкретно за что.
Дополнительно
Бухгалтерский учет расчетов с покупателями тесно связан с работой склада, если предприятие торгует товарами, производит и продает продукцию. Бухгалтер сотрудничает с кладовщиками.
Непосредственно кладовщики берут от покупателя или его представителя доверенность, сверяют его паспорт с тем, что указано в доверенности и только затем отдают материальные ценности со склада и первичные документы со своей отметкой. К тому же, кладовщик просит покупателя расписаться на расходных накладных.
Бухгалтер с кладовщиком делают инвентаризацию склада, где сравнивают учетные данные бухгалтерии и фактические данные на складе. Результаты инвентаризации, а это чаще всего – недостача, излишки, пересортица оформляются своими первичными документами и бухгалтерскими проводками.